[Alternance] - Event & Logistic Assistant

Cercle est un producteur d’expériences (One Way), de livestreams (Cercle Show), de festivals (Cercle Festival), de musique (Cercle Records), et un créateur de voyages immersifs d’exception (Cercle Moment). Sa singularité réside dans sa capacité à lier musique, esthétique, art, patrimoine et découverte. À travers des concerts et des festivals aux quatre coins du monde réunissant musique électronique et néo-classique, Cercle met en valeur et démocratise les patrimoines culturels et naturels en les rendant accessibles à son public en physique, mais aussi via des diffusions en ligne.
À ce jour, Cercle a produit plus de 240 événements à travers le monde, dont une trentaine dans des sites classés au patrimoine mondial de l’UNESCO. Parmi les Shows emblématiques : Ben Böhmer sur une montgolfière survolant Cappadocia (Turquie), Adriatique au Temple d’Hatshepsut (Egypte), Nina Kraviz sur la Tour Eiffel (France), Sofiane Pamart sous les aurores boréales (Finlande) ou encore FKJ à Salar de Uyuni (Bolivie).

Le Cercle Moment propose des voyages tout compris de plusieurs jours dans des lieux extraordinaires, mettant en valeur la culture locale à travers des expériences uniques. En collaboration avec des acteurs locaux, ces voyages comprennent des concerts privés donnés par des artistes de la communauté du Cercle, ainsi que des activités gastronomiques, artistiques et de bien-être. Ils offrent une immersion totale dans la destination et une expérience privilégiée lors des concerts.

L’équipe Cercle Moment recherche un.e alternant.e pour le poste de Event & Logistic Assistant pour l’année 2025/2026. Rattaché.e au Senior Production Manager, ce rôle clé implique de travailler en étroite collaboration avec les pôles Communication/Marketing et Production pour assurer une coordination fluide et efficace des informations clients pour préparer les arrivées et itinéraires des clients internationaux.

Responsabilités et Activités détaillées

Coordination Logistique :

• Gestion de la boîte mail Cercle Moment, et communication avec les participants en amont pour obtenir les informations souhaitées avant, pendant et après les événements (horaires de vol, transferts, upgrades etc…)

• Conception des rooming-lists, fichiers de transferts et autres outils nécessaires en fonction des besoins de l’événement

• Gestion de participants : établir un benchmark des outils de traitement des données clients et mettre en mise en place une base de données clients et en assurer le suivi

• Coordination des transferts et des demandes d'upgrade des clients

Gestion Bookings 

• Gestion des bookings sur l’interface Easol (ex: adaptation des chambres sur demande, création de booking pour les VIPs)

• Adaptation des contrats client par évènement et coordination avec l'équipe juridique.

Soutien opérationnel de la Production :

• Réalisation des dossiers et documents préparatoires de l’événement (briefs, propositions, repérages, rendez-vous…)

• Suivi des budgets ainsi que de la facturation

• Recherche, comparaison, négociation des devis des différents prestataires et fournisseurs

• Contribution aux besoins ultérieurs en production opérationnelle

• Coordination des prestataires en amont, pendant et après chaque événement

• Sur site, veiller au bon déroulement des évènements : livraison, montage, répétition, sécurité, entrées, installations variées, menu, plan de table, respect du contrat par les prestataires, demandes des participants, etc.

Qualités et qualifications attendues

• Actuellement étudiant(e) en École Hôtelière et/ou Événementiel ou École de Commerce en recherche d’un contrat d’alternance.

• Grande rigueur et sens du détail

• Excellent relationnel et capacité d’adaptation à des personnes et environnement variés (prestataires, VIP etc.)

• Appétit pour la logistique et les défis qu'elle implique (coordination, réactivité...)

• Capacité à gérer des priorités multiples

• Excellentes compétences en communication (écrite et orale)

• Passion pour l'événementiel, la musique et/ou les voyages

• Maîtrise d'Excel et de Google Drive

• Bilingue Anglais nécessaire

• Être disponible pour des déplacements à l’étranger

• Permis B

Conditions

• Type de contrat : alternance avec 1 à 2 jours par semaine maximum à l’école

• Début : Septembre 2025

• Avantages : 50% Navigo, Ticket restaurant, abonnement GIMLYB

• Lieu : Paris 7e et déplacements à l’étranger